Un caso habitual. Un equipo investigador prepara su solicitud para una nueva convocatoria de una agencia. Esa misma semana, la oficina recibe de esa agencia un requerimiento sobre la justificación de un proyecto cerrado hace dos años. Son dos expedientes en unidades distintas y con plazos distintos. Para el financiador, en cambio, se trata de la misma entidad.

La relación entre ambos expedientes no es solo de imagen. Un requerimiento resuelto de forma incompleta puede acabar obligando a devolver parte de la ayuda: un reintegro. Y la Ley General de Subvenciones, en su artículo 13.2.g), impide obtener la condición de beneficiario a quien no esté al corriente de pago de sus obligaciones por reintegro. Un requerimiento abierto no equivale a esa situación, pero exige seguimiento. En los proyectos europeos el mecanismo es distinto, pero la lógica tiene un paralelismo: la Comisión puede iniciar una auditoría hasta dos años después del pago final y, si hay importes que devolver, compensarlos con pagos de otras subvenciones. Por eso quien atiende el requerimiento necesita saber que hay una solicitud en marcha, y quien acompaña la solicitud necesita saber qué sigue abierto con ese organismo.

Una herramienta sencilla permite cruzar las dos informaciones: una ficha por financiador que responda a tres preguntas.

1. Qué hemos comprometido: proyectos vigentes, ingresos y gastos, y próximas justificaciones.
2. Qué sigue abierto: requerimientos, incidencias y posibles reintegros, cada uno con su responsable, su fecha y documentación de respaldo.
3. Qué viene después: las próximas convocatorias de ese organismo y qué equipos podrían presentarse.

La ficha necesita información validada y una responsabilidad clara de actualización. Con fuentes conectadas, las alertas pueden automatizarse y la IA puede ayudar a preparar borradores; la comprobación y la decisión siguen correspondiendo al equipo gestor.

Es una página que se revisa antes de dar luz verde a una nueva solicitud.
Es el criterio que resulta útil en este ecosistema: un proyecto está bien gestionado cuando su cierre no condiciona los siguientes.

¿Cruzáis de forma automática el estado de justificaciones y requerimientos con el calendario de nuevas convocatorias, o se revisa caso a caso?

English version below ↓

Un caso práctico breve.

Una investigadora prepara su tercera propuesta del año: una europea, una estatal y una regional. Cada una, por separado, es sólida. Pero si se suman las dedicaciones comprometidas, el resultado supera su jornada.

Nadie ha hecho nada mal. Simplemente, nadie ha cruzado los tres compromisos a la vez.

Por eso la justificación económica empieza en el diseño. En Horizon Europe, la calidad y eficiencia de la implementación es uno de los tres criterios de evaluación. La coherencia entre lo que se promete, los medios que se solicitan y la capacidad real de ejecutarlo forma parte de la calidad del proyecto.

Cuatro preguntas antes de enviar:

1. ¿Es viable la dedicación del equipo, sumando todos sus proyectos?
2. ¿Cada recurso solicitado se corresponde con una actividad concreta?
3. ¿Cómo se documentará la ejecución, mes a mes?
4. ¿Quién detectará las desviaciones, y con qué margen para corregirlas?

Aquí una oficina de apoyo a la investigación aporta lo que ningún proyecto aislado puede ver: acompaña al equipo investigador, traduce las condiciones de financiación en pautas claras y mantiene la visión de conjunto de compromisos, recursos y plazos.

Las reglas resultan útiles cuando cada persona sabe aplicarlas a su parte del proyecto.

Una propuesta bien construida responde a tres preguntas: ¿qué queremos conseguir?, ¿con qué medios? y ¿cómo acreditaremos lo realizado?

Cuando un mismo equipo concurre a la vez a convocatorias regionales, estatales y europeas, ¿cuál de estas cuatro preguntas se queda sin respuesta más a menudo?

Si tuvierais que añadir una quinta, ¿cuál sería? La mía: ¿quién cruza las dedicaciones comprometidas ante cada financiador antes de enviar la siguiente propuesta?

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Fuente: Comisión Europea, Horizon Europe Work Programme 2026-2027, General Annexes, anexo D (criterios de adjudicación).

English version

Three R&I proposals, one researcher's working hours: the mismatch that can end in a repayment

Spotting an over-commitment of staff time when designing a proposal costs a conversation; at the reporting stage, a repayment. Before submitting it, read it the way the evaluator will read it. Then read it the way the person who has to report on it will.

A brief case study.

A researcher is preparing her third proposal of the year: one European, one national and one regional. Each one, on its own, is solid. But add up the time committed across the three and the total exceeds her working hours.

Nobody has done anything wrong. It is simply that no one has cross-checked the three commitments together.

That is why financial reporting starts at the design stage. In Horizon Europe, the quality and efficiency of the implementation is one of the three evaluation criteria. Consistency between what is promised, the resources requested and the real capacity to deliver is part of the project's quality.

Four questions before submitting:

1. Is the team's time commitment feasible once all their projects are added up?
2. Does each resource requested correspond to a specific activity?
3. How will implementation be documented, month by month?
4. Who will detect deviations, and how much room will there be to correct them?

This is where a research support office contributes what no single project can see. It works alongside the research team, translates funding conditions into clear guidelines and keeps an overview of commitments, resources and deadlines.

Rules become useful when each person knows how to apply them to their own part of the project.

A well-built proposal answers three questions: what do we want to achieve, with what means, and how will we demonstrate what was done?

When the same team is applying to regional, national and European calls at the same time, which of these four questions most often goes unanswered?

If you had to add a fifth, what would it be? Mine: who cross-checks the time committed to each funder before the next proposal goes out?

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Source: European Commission, Horizon Europe Work Programme 2026–2027, General Annexes, Annex D (award criteria).

Christopher O. de Andrés is a strategic communication and public affairs consultant at European Communication Strategies (ECS), with over 25 years' experience across EU institutions, the UN system and international organisations.